Insertions automatiques pour se simplifier la vie

Situation: Vous tapez souvent, encore et encore, les mêmes mots, phrases, tableaux, noms, etc. dans un long texte. Comment gagner quelques secondes de productivité ?

Il suffit de créer une entrée d’insertion automatique. Ca veut dire simplement faire mémoriser à Word votre bout de texte, tableau, dessin, etc. et de le rappeller quand nécessaire.

1. Création d’une insertion automatique pour stocker et insérer automatiquement du texte et des graphismes

  • Afficher la barre d’outils Insertion automatique (dans Affichage | barre d’outils)
  • Sélectionnez le texte ou le graphisme à stocker comme insertion automatique. Pour stocker la mise en forme de paragraphe avec l’insertion automatique, sélectionnez également la marque de paragraphe
  • Dans la barre d’outils Insertion automatique, cliquez sur Nouveau. Lorsque Word propose un nom pour l’insertion automatique, acceptez-le ou tapez-en un nouveau. Assurez-vous que le nom comporte au moins quatre caractères.

Par défaut, Word met les insertions automatiques à la disposition de tous les documents en les conservant dans le modèle Normal (modèle par défaut). (Si vous souhaitez limiter la disponibilité de certaines insertions automatiques à des documents particuliers, vous pouvez spécifier dans quel modèle vous souhaitez les stocker)

2. Insertion d’une insertion automatique

  • Cliquez dans le document à l’emplacement où vous souhaitez ajouter l’insertion automatique

Vous pouvez alors au choix:

  1. taper les 4 premières lettres. Word proposera votre segment de texte mémorisé dans une bulle jaune. Appuyez sur Entrée.
  2. aller dans la barre d’outils Insertion automatique sous Toutes les entrées | Normal et choisir l’item.
  3. ou aller dans le Menu Insertion | Insertition automatique | Normal.