Création et gestion de documents numériques

La question m’est posée par plusieurs régulièrement : « comment fais-tu pour créer et gérer des documents numériques ? ». Pas que je sois nécessairement spécialiste de la chose, mais enfin, j’ai beaucoup réfléchi sur le sujet, j’ai testé des dizaines de logiciels et de formules variées, et à la force de m’y intéresser, j’ai fini par développer une solution qui, ma foi, est relativement économique, pratique et durable. Mon intention est de partager les fruits de mes expériences

Notez que ma solution ne fonctionne que sous l’environnement Windows.

  • Un numériseur, idéalement avec alimenteur de feuilles (ADF)
  • Un logiciel de numérisation (Adobe Acrobat)
  • Finereader

D’abord quelques concepts

Qu’est-ce que ca signifie gérer et créer numériquement des documents ? Essentiellement, cela signifie se débarrasser du papier. Si l’abolition de la pulpe de bois au profit du bit informatique constitue l’essentiel même d’un document électronique Word, Powerpoint ou Excel, il n’en va pas de même pour un document dont la création n’est pas électronique (un manuscrit, ou une photo par exemple) ou la plupart du temps un document pour lequel la source originale électronique ne nous est plus accessible : un rapport, un livre, un article de journal, des travaux étudiants). Dans ce deuxième cas de figure qui nous intéressent, deux options s’offrent à nous pour effectuer le passage du papier à l’électronique :

Numériser le document : cela consiste essentiellement à prendre une « photo du document » à l’aide d’un scanner. Une image digitale de ce document constitue ni plus ni moins qu’une « photocopie » intégrale du document. La numérisation permet de constituer des archives complètes de documents, sans les contraintes d’espace, de poids et de volume. En quelques clics de souris, il est ainsi possible de trouver un document numérisé et de le lire à l’écran ou de l’imprimer. Avec une numérisation en noir et blanc standard et avec une résolution suffisante, une page numérisée fait en moyenne 50kb de taille. Il est donc possible de stocker environ 13,000 pages sur un CD ordinaire. Une sacrée économie d’espace ! Toutefois, à l’instar d’une photo, un document numérisé ne peut être que lu ou imprimé. Il n’est pas possible de le modifier, d’en copier du texte, ni même d’effectuer des recherches dans le texte. C’est une image que l’on garde pour référence, ni plus ni moins.